om arbetsintegrerande socialt företagande

Så köper vi arbetsträningsplatser
– MIA-projektet visar vägen

Upphandling, reserverad upphandling och LOV – i MIA-projektet har man dragit erfarenheter som kan hjälpa fler sociala företag att bli leverantörer avarbetsträningsplatser.

porträtt kvinna i Gamla stan stockholm

Annica Falk, MIA-projektet

Den som betalar för arbetsträning och rehabilitering hos sociala företag är nästan alltid offentlig sektor; Arbetsförmedlingen, kommuner eller samordningsförbund. Dessa är bundna av Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) som ställer särskilda krav på hur affärerna går till så att det blir rättvist för alla leverantörer och att skattepengar används effektivt. LOU kan upplevas krångligt men det finns sätt att både förenkla offentliga upphandlingar och alternativ till upphandling som kan sänka tröskeln för sociala företag att göra affärer med offentlig sektor.

Med 31 avtal fördelade på 24 sociala företag, finns i MIA-projektet en palett av olika sätt för till exempel samordningsförbund att upphandla och på annat sätt köpa arbetsträning.

– Både vi från myndigheterna (sex samordningsförbund som ingår i det ESF-finansierade MIA-projektet) och de sociala företagen har lärt oss mycket om upphandling under resans gång, säger Annica Falk, projektchef för MIA-projektet.

Annica Falk ser olika styrkor och utmaningar med olika sätt att upphandla eller på annat sätt sluta avtal med sociala företag för arbetsträning.

Upphandlingar går bara att svara på under en kort tid

– En nackdel med upphandling enligt LOU är att det bara är möjligt att lämna anbud för ett specifikt uppdrag eller tjänst under en kort tid. Därefter kan det dröja innan möjligheten återkommer, berättar Annica Falk.

Nya företag kan alltså inte tillkomma. Om ett företag läggs ned under perioden kan samordningsförbundet stå utan leverantör av arbetsträning tills en ny upphandling är genomförd.

Lagen om valfrihet (LOV) ger ökad flexibilitet

Lagen om valfrihet (LOV) är ett annat sätt köpa av sociala företag. När den här lagen tillämpas kan vilket företag som helst ansöka om att bli godkänd som leverantör. Tanken är att deltagaren ska kunna välja bland dessa godkända leverantörer som fakturerar kommunen eller den som upphandlat. Med LOV kan det både tillkomma och falla bort leverantörer när som helst.

– Det skapar flexibilitet har vi sett i MIA-projektet, säger Annica Falk och fortsätter:

– Vi hade till exempel ett företag som tog över verksamhet och lokaler av ett annat företag. Genom att göra en ny ansökan och bli godkända som leverantörer, kunde de ta över även arbetsträningsplatserna.

Utmaningen för LOV har istället varit att skapa verklig valfrihet.

– Även om en deltagare vill välja en viss verksamhet är det inte säkert att det finns plats just där.

Reserverade upphandlingar gör det lättare

Inom MIA-projektet finns organisationer som blivit upphandlade i helt vanliga upphandlingar.

– De sociala företag som har en stor organisation och är vana vid upphandling, som till exempel Stockholms Stadsmission, har förstås lättare att svara på upphandlingar än de som saknar erfarenhet, säger Annica Falk.

För mindre etablerade organisationer, eller kanske ett företag som aldrig svarat på en upphandling kan någon form av reserverad upphandling användas. Det innebär att företaget, förutom att kunna leverera – i det här fallet arbetsträning – också måste visa på vilket sätt de kan besvara de krav på sociala hänsyn som ställts. Kontrakt kan reserveras till en leverantör som har som syfte att stötta människor att komma in på arbetsmarknaden. Men reserverade upphandlingar kan också göras för välfärdstjänster, till exempel arbetsträning, om det utförs av en organisation som återinvesterar vinsten och till exempel är medarbetarägt.

– Det har underlättat för sociala företag med riktad upphandling, säger Annica Falk. Enligt den modell vi använder får de dock bara upphandlas på detta vis i tre år. Nu har vi företag som inte kan upphandlas på detta sätt längre och övergången är en utmaning, berättar Annica Falk.

Krav i upphandlingen kan anpassas för att underlätta för fler

Såväl ”vanliga” som reserverade upphandlingar kan skrivas på ett sätt så att de underlättar för ovana anbudsgivare. Istället för krav på omfattande kvalitetssystem har företagen fått beskriva hur de arbetar med arbetsträning, vilka metoder de använder och beskriva hur en dag i verksamheten ser ut.

Istället för ”särskild kompetens” har upphandlarna krävt ”god kännedom” om . Man har också fått beskriva hur man arbetar för deltagarnas delaktighet och hur man samverkar med andra organisationer.

– Våra upphandlingar har också gällt små volymer. Det har gjort dem ointressanta för större aktörer som arbetar med rehabilitering, säger Annica Falk. Vi ställer också modesta krav på ekonomisk stabilitet. I många upphandlingar ska man visa att man haft god likviditet (tillräckligt med pengar på kontot) i flera år i streck. Våra krav handlar om att kunna vänta på att betalningen av fakturan kommer.

En geografisk begränsning, att deltagarna inte ska behöva åka för långt till sina arbetsplatser, gör också att färre företag kan komma i fråga.

Viktigt med information och utbildning till leverantörer

Att informera och ge kunskapsstöd åt de sociala företagen som svarar på en upphandling har också varit en strategi inom MIA-projektet. Om företaget inte är ett aktiebolag utan en ideell eller ekonomisk förening kan man inte ta kreditupplysning på företaget, vilket krävs vid upphandling. Att informera om hur man istället skaffar ett intyg från revisor eller på annat sätt bevisar sin kreditvärdighet är ett exempel på information som tillhandahållits. Företagen har också kunnat nyttja Kugghjulet för att stärka sin kompetens vad gäller till exempel upphandling. Kugghjulet är ett kompetensutvecklingsprojekt, också det finansierat av ESF-rådet, som syftar till kompetensutveckling i de sociala företagen.

Samarbete kring upphandling i samordningsförbundet testas

Annica Falk berättar att man inom MIA-projektet nu prövar ytterligare ett sätt för samordningsförbund att köpa platser för arbetsträning. Den handlar om att nyttja parternas avtal – vilket ett Samordningsförbund ska göra – och Arbetsförmedlingens möjlighet att teckna avtal om förstärkt arbetsträning. Idag sker detta som en pilot inom Samordningsförbundet Stockholm Stad. Faller det ut väl kan detta bli ett viktigt verktyg för alla samordningsförbund och kanske bidra till en övergång när en reserverad upphandling inte längre är möjlig.

Annica Falks tips för att kunna svara på en upphandling eller bli leverantör enligt LOV är att redan i förväg – innan upphandlingen öppnar – förbereda texter där man beskriver företaget, sin arbetsträning, metoder man använder och vilka styrkor man har. Det är också viktigt att se över om företaget har ordning på sin administration och till exempel vet hur man gör för att skicka en faktura.

– Under resans gång upptäckte vi att inte alla företag upprättat årsredovisning och att vissa inte vet hur man fakturerar, säger Annica Falk.

Hittills har 450 platser för arbetsträning förmedlats via upphandling, reserverad upphandling och LOV inom MIA-projektet.

Mer information om MIA-projektet hittar du här!länk till annan webbplats

Mer information om reserverad upphandling finns här!